Que la cita se cierre sola, también un domingo
Tu agenda no se para cuando bajas la persiana. Kelbia enseña los huecos que te quedan, aparta el que le encaja a quien pregunta y te lo deja confirmado antes de que vuelvas a abrir.
Nada de tarjeta. Se engancha al calendario que ya lleváis.
Negocios que viven del hueco libre
Si lo que facturas depende de tener la agenda llena, cada hueco que se queda vacío es dinero que no vuelve. Estos son los sitios donde más se nota.
Clínicas y consultas
Dentistas, fisios, podólogos, psicólogos. La primera visita casi nunca se pide en horario de oficina, y quien no la coge en ese momento se la deja a la consulta de al lado.
Peluquerías y centros de estética
Un corte, un color y una manicura no ocupan lo mismo, ni los hace la misma persona. El chat lo tiene en cuenta antes de dar un hueco, para que la agenda cuadre de verdad.
Talleres y avisos a domicilio
Coches, calderas, aire acondicionado, mudanzas. Aquí una cita no es solo una hora en la pantalla: es una hora, un profesional y una furgoneta que tienen que estar libres a la vez.
Todo lo que se vende por sesiones
Entrenadores, academias, clases particulares, despachos que cobran por hora. Si la sesión no se ocupa, esa hora no se recupera al día siguiente.
Cuatro cosas que te están costando citas
Ninguna es culpa de nadie: pasan porque dar hora a mano tiene un límite. Debajo de cada una está lo que hace el chat en su lugar.
El teléfono comunica y nadie deja recado
Quien llama y no le cogen rara vez vuelve a llamar: prueba con el siguiente de la lista y ahí se acabó tu oportunidad.
En un chat no hay señal de ocupado. Atiende a varias personas a la vez y ninguna se queda escuchando un tono.
Te piden hora justo cuando tenéis cerrado
Un sábado por la tarde, un festivo, la noche de un martes cualquiera. Es cuando la gente se acuerda de pedir cita, y es cuando no hay nadie detrás del mostrador.
El chat enseña lo que queda libre en ese mismo momento y lo aparta a nombre de quien lo pide. Tú te lo encuentras hecho.
Cambiar una cita cuesta más que darla
Una llamada para anular, otra para volver a coger sitio, y entre medias un hueco muerto porque nadie se ha enterado de que estaba libre.
Por chat el cambio es un mensaje, y lo que se suelta vuelve a la lista de lo que se puede ofrecer sin que nadie tenga que acordarse.
Quien no viene tampoco avisa
La ausencia sin avisar es el agujero más caro de una agenda: el sitio estaba apartado, no se ha usado y ya no se puede vender.
Avisar por teléfono solo se puede en horario de oficina, que es justo cuando esa persona está trabajando. Por chat son dos mensajes a la hora que sea, y el chat le ofrece otro día en la misma conversación, en vez de dejar el sitio bloqueado a nombre de quien ya no viene.
Así se mueve una cita sin llamar al taller
Martes por la mañana, con los mecánicos debajo de un coche. Nadie coge el teléfono y, aun así, la cita se cambia, el hueco vuelve a ofrecerse y el aviso entra en el taller.
Es un ejemplo escrito a mano. El de tu web hablará de lo tuyo y con tus horarios.
Lo que hay que enchufarle a tu agenda
Para dar un hueco hay que saber cuál queda libre. Esto es lo único que tiene que conocer de tu casa, y se cuenta una sola vez.
El calendario donde apuntáis de verdad
El que miráis cada mañana, no una copia aparte. Lee lo que ya está ocupado y escribe encima lo que va cerrando, así que la cita entra una vez y nadie tiene que copiarla en otro sitio.
Cuánto dura cada cosa que hacéis
Nos dices el rato que se lleva cada servicio y deja de ofrecer huecos donde no cabe. Ni citas pegadas que os hacen ir con retraso toda la tarde, ni ratos muertos entre una y otra.
Quién atiende qué, y en qué horas
Si sois varios, cada uno tiene lo suyo y sus días. Reparte según eso: no le encaja a nadie una cita que no le toca ni la mete en la sala que ya estaba pillada.
Vuestras reglas de la casa
Con cuánta antelación se puede pedir hora, hasta cuándo se anula sin problema, qué días cerráis, qué se hace con una urgencia y a quién se avisa. Lo que le digas es lo que aplica.
Con qué calendarios se entiende
No hay que cambiar de agenda ni aprender un programa nuevo. Se pone encima de lo que ya usáis.
- El calendario de siempre, ese que lleváis compartido entre el móvil y el ordenador, con las horas que ya tenéis apuntadas dentro.
- El programa de citas de tu centro, siempre que deje conectarse desde fuera. Si no lo deja, recoge la petición y os la pasa para que la apuntéis vosotros.
- Tu correo o el canal donde habla tu equipo, para que cada cita nueva y cada cambio os aparezcan también ahí.
- Y si la agenda es una libreta encima del mostrador, se empieza pasándola a un calendario y a partir de ahí funciona igual.
Si quieres ver el mecanismo entero, desde que alguien escribe hasta que os llega el aviso, está contado paso a paso aquí.
Lo que nos preguntan sobre las citas
¿Con qué agendas y programas de cita se conecta?
Con los que permiten conectarse desde fuera, que son la mayoría de los calendarios y programas de cita habituales. Antes de contratar miramos cuál usáis y os decimos con franqueza qué se puede conectar y qué no. Cuando un programa no lo permite, el chat no se inventa una hora: apunta lo que pide el cliente, dice que lo confirmáis vosotros y os lo pasa.
¿Puede mover o cancelar una cita, o solo darla?
Las tres cosas. Mover y cancelar son justo las que más tiempo ahorran, porque son las que hoy obligan a descolgar el teléfono. Cuando alguien anula, el hueco vuelve a la agenda y se puede ofrecer a otra persona, en lugar de quedarse en blanco hasta que alguien se dé cuenta.
¿Y si dos personas piden el mismo hueco a la vez?
No puede pasar, porque el chat no trabaja sobre una copia de la agenda: consulta la de verdad y aparta el hueco en el momento de confirmarlo. Si alguien se le adelanta por segundos, ofrece el siguiente disponible en ese mismo mensaje en lugar de confirmar una hora que ya no existe.
¿Avisa antes de la cita?
Sí, y es lo que más huecos vacíos evita. El recordatorio sale por el mismo sitio por el que se pidió la cita, y quien no pueda venir lo dice ahí mismo en lugar de no aparecer. Con un día de margen, esa hora todavía se puede llenar.
Mira tu agenda de la semana que viene
¿Cuántos huecos hay sin llenar? Cuéntanos cómo dais hora y lo montamos con vuestro calendario para que lo veáis dando citas de verdad. Catorce días para decidir.
¿Prefieres empezar por lo que cuesta? Los planes están aquí.