Filtra las consultas y te llega solo lo que merece tu hora
Por el formulario y por WhatsApp entra de todo: quien trae un encargo, quien busca una opinión gratis y quien se ha equivocado de despacho. Kelbia los separa antes y te sube cada caso con lo que necesitas para decidir.
Ni una palabra de asesoramiento. Eso lo firmas tú.
Cinco consultas que entran sin filtrar
Cinco mensajes tal y como llegan por la web, sin ordenar y sin contexto. Debajo de cada uno, qué hace el chat con él antes de que aterrice en tu mesa.
«¿Qué cobráis por llevarme la contabilidad?»
Explica cómo cobráis —cuota mensual, por volumen de facturas, por horas— y qué entra en cada modalidad, y pregunta lo que hace falta para poder darle un número. El número no lo cierra él: te sube el caso con los datos ya recogidos.
«Me ha llegado una notificación y no sé qué me piden»
No le dice qué significa ni qué tiene que contestar: eso es asesoramiento y lo da un profesional. Pregunta de qué organismo viene, qué fecha lleva y si menciona un plazo, le pide que suba el documento y avisa a quien lleva esa materia.
«Quiero ver el piso de la calle Mayor»
Comprueba que el inmueble sigue disponible, ofrece los huecos de visita del agente que lo lleva y la deja apuntada. Antes pregunta lo de siempre: si es para comprar o alquilar, quién viene y si va a hacer falta financiación.
«¿La primera consulta se paga?»
Contesta lo que tengáis decidido, que es de las cosas que peor suelen quedar explicadas en una web: si la primera es gratis, si se descuenta luego de los honorarios, si depende de la materia. Igual para todo el mundo y sin que salgas tú.
«Necesito la documentación de mi expediente»
Aquí no enseña absolutamente nada. Comprueba quién escribe hasta donde puede comprobarlo y, en cuanto se trata de un expediente abierto, pasa la conversación al despacho: eso no se contesta desde un chat que está en la calle.
Una visita que se concierta y un dato que no se suelta
Mira las dos veces que el chat dice que no. Aun diciéndolas, la visita queda cerrada y el agente llega sabiendo con qué se va a encontrar.
Muestra escrita para esta página. El tuyo preguntaría lo que preguntas tú antes de coger un encargo.
Lo que deja de comerse tu jornada
Tres efectos concretos, todos sobre lo mismo: qué te llega, cómo te llega y cuándo te llega.
Las consultas gratis dejan de aterrizar en tu mesa
Quien solo busca una respuesta rápida la recibe del chat, con lo que tengáis publicado y sin criterio profesional detrás. A ti te sube quien viene a contratar, no quien viene a tantear.
El encargo llega ya montado
Cuando el chat te pasa una conversación, dentro va la materia, las fechas, si hay algún plazo corriendo y una manera de localizar a esa persona. No empiezas preguntando desde cero.
El viernes por la tarde deja de ser un agujero
Quien escribe con una fecha encima fuera de horario no espera al lunes en un buzón: el aviso sale marcado como urgente hacia donde de verdad lo vais a ver.
Dónde se para, y se para siempre
Un despacho vive de su criterio, y el criterio no se automatiza. Esto es lo que el chat no hace, ni aunque se lo pidan con buenas palabras.
No da asesoramiento. Ni jurídico, ni fiscal, ni laboral. No interpreta un contrato, no dice qué hay que responder a un requerimiento, no calcula lo que sale a pagar y no opina sobre cómo puede acabar un asunto. Informa de lo que tú tengas publicado —materias, servicios, cómo cobráis, cómo se empieza— y de ahí no pasa.
La razón no es que la máquina no sepa redactar una respuesta que suene bien. Es que quien la lea la va a tomar por vuestra, y si sale mal el problema lo tiene tu despacho, no el chat. Preferimos que se quede corto.
- No cita plazos legales ni fechas de vencimiento. Recoge la fecha que le den, la marca como urgente y se asegura de que una persona lo mire a tiempo.
- No enseña nada de un expediente abierto en el chat público. Si vuestro equipo necesita mirarlo, entra por la puerta reservada a vuestra gente.
- No cierra honorarios cuando dependen del caso. Da la horquilla que tengáis publicada, si es que la tenéis, y el resto os lo pasa.
- No hace de buzón de documentación delicada por su cuenta: indica por dónde queréis recibirla y deja que sea esa vía la que la recoja.
- Y el secreto profesional sigue siendo vuestro. Lo que se habla en el chat es información del despacho, guardada en la Unión Europea y a la vista solo de quien vosotros digáis.
Lo que nos pregunta un despacho
¿Va a resolver consultas jurídicas o fiscales?
No, y está montado para que no pueda. Explica qué materias lleváis y cómo se empieza, y en cuanto la pregunta pide criterio profesional recoge el caso y os lo pasa con lo que ya haya averiguado.
¿Y si alguien insiste en sacarle una respuesta?
Insistir no cambia lo que puede decir. Repite que eso lo ve el despacho, ofrece la manera de hablar con una persona y deja el aviso. Antes queda corto que firma algo en tu nombre.
¿Vale lo mismo para una inmobiliaria que para una asesoría?
Sí, cambia lo que filtra. En una inmobiliaria filtra interesados y concierta la visita del inmueble que sigue disponible; en una asesoría filtra materias y urgencias. El corte es idéntico: informa y deriva.
Qué versión del chat te sirve
Para filtrar y responder, el bot conversacional. Si además concertáis visitas o consultas con hora, se le suma el bot de reservas y las dos cosas ocurren dentro de la misma conversación.
Se prueba catorce días y sin tarjeta. Mira lo que cuesta.
El mismo trabajo de filtrar consultas lo hacemos en inmobiliarias.