Mesa para cuatro, alergias apuntadas y sin una llamada
El servicio no se detiene para coger el teléfono, y en hostelería muchas reservas entran ya por WhatsApp. Kelbia atiende a quien busca mesa, apunta lo que la cocina tiene que saber, cuenta qué hay en la carta y avisa a la sala solo cuando hace falta.
Vale igual para un comedor de barrio que para un hotel de pocas habitaciones.
Cinco mensajes de un viernes por la tarde
De los que caen justo mientras montáis el turno de noche. Debajo de cada uno, lo que respondería el chat con vuestra carta y vuestro libro de reservas delante.
«¿Os queda mesa para esta noche?»
Mira qué hay libre en ese turno y lo deja apartado a nombre de quien escribe, con las personas que haya dicho. Si esa hora está completa, ofrece el turno anterior o el siguiente en vez de dejar la mesa perdida y a esa gente buscando otro sitio.
«¿Tenéis algo sin gluten?»
Repasa vuestra carta y dice qué platos están declarados sin gluten y cuáles no. Lo deja escrito en la reserva para que la cocina lo lea antes de que esa mesa se siente, y avisa de que la confirmación final la da la sala.
«¿Puedo llevar al perro a la terraza?»
Responde con vuestra norma, que cambia de un local a otro y que a lo mejor no tienes puesta en ninguna parte: si entran en la terraza, si dentro no, si hay que avisar antes. Una respuesta clara evita que alguien venga y se dé la vuelta en la puerta.
«¿Hasta qué hora puedo llegar al hotel?»
Cuenta hasta cuándo hay alguien en recepción, cómo se recoge la llave si se llega más tarde y qué conviene avisar por adelantado. Si en tu casa eso depende del día, no lo cierra: lo pregunta y os deja el aviso.
«Al final venimos más de los que dije»
Comprueba si la ampliación cabe en ese turno, cambia la reserva si cabe y avisa a la sala del cambio de mesa. Si no cabe, lo dice y propone otro horario, en lugar de dejaros la sorpresa para cuando lleguen.
Una reserva que la cocina lee antes del turno
Se cierra la mesa, se apunta la alergia y se pide la trona. Lo que no hace el chat es decidir qué plato es seguro: eso lo confirma la sala hablando con cocina.
Diálogo inventado para esta página. El de tu casa saldría de tu carta y de tu libro de reservas.
Lo que se resuelve sin cruzar la sala
Tres cosas que ocurren en el turno de esta noche. Ninguna necesita que nadie suelte lo que tenga en las manos.
Nadie deja la bandeja para coger una llamada
En pleno servicio cada llamada saca a alguien de la sala. Las reservas y las dudas de la carta se quedan dentro del chat, y el equipo sigue donde tiene que estar.
Cocina se entera antes, no al sentarse
Alergias, intolerancias, un cumpleaños, una silla de ruedas, un menú infantil. Todo eso llega escrito junto con la reserva, en vez de aparecer de golpe con la mesa ya puesta.
La mesa que se cae se vuelve a llenar
Quien anula lo hace desde el propio chat y ese sitio se pone otra vez a la venta él solo. Una mesa que se suelta a tiempo se puede volver a vender; una que se descubre al empezar el turno, no.
Lo que depende de tu libro de reservas
Aquí el límite es fácil de explicar y conviene saberlo antes de empezar, porque marca lo que el chat puede confirmar y lo que solo puede recoger.
El chat solo apalabra una mesa o una habitación si sabe cuáles quedan, y eso lo sabe si tu sistema de reservas está conectado y le deja mirar y escribir. Cuando no lo está, no se inventa disponibilidad: recoge lo que pidan y os lo deja delante.
- Con el sistema conectado, ve el turno, aparta el sitio y lo escribe donde lo miráis vosotros. Quien reserva se va con la confirmación hecha, no pendiente.
- Sin conexión, deja la petición pendiente con el día, la hora y las personas, y quien escribe se entera de que está pendiente de que la confirméis. Nadie se va creyendo que tiene mesa.
- Si lleváis las reservas en una libreta, primero hay que pasarlas a un sistema. Mientras tanto el chat sirve para lo demás: carta, horarios, terraza, cómo llegar y dónde aparcar.
- Con las alergias hace lo que debe y ni un paso más: las apunta y las traslada a cocina. No declara ningún plato seguro, porque eso depende de cómo se cocine ese día y de con qué comparta plancha. Esa confirmación la da tu equipo, en persona.
- Y si el hotel vende también por otros canales, la disponibilidad que enseña es la que le llegue de tu sistema. Un cupo mal cerrado allí sale igual de mal por aquí.
Preguntas desde la sala y desde recepción
¿Confirma una mesa sin que la vea nadie del equipo?
Solo cuando tu sistema de reservas está conectado. Entonces el sitio queda apartado y os aparece igual que si lo hubierais apuntado vosotros. Si no lo está, deja la petición pendiente y os manda el aviso para que la cerréis.
¿Qué hace con una carta que cambia cada día?
Lee la carta de donde tú la publiques. Si el menú del día vive en una página de tu web, cambia contigo sin que nadie avise. Si lo escribís en una pizarra, hay que dejarlo también en algún sitio que el chat pueda leer.
¿Aguanta un hotel sin recepción por la noche?
Es donde más se nota. Contesta lo que se pregunta a deshora —cómo llegar, dónde aparcar, qué incluye el desayuno, hasta qué hora se puede entrar— y avisa a quien esté de guardia cuando hace falta una persona de verdad.
Cuál de los bots monta un local
La mesa y la habitación las lleva el bot de reservas. La carta, los horarios y el cómo llegar los lleva el bot conversacional. Se encienden los dos sobre la misma conversación.
Catorce días, sin poner tarjeta. Los planes, por aquí.
Si lo tuyo son citas y no mesas, se parece más la página de peluquerías y belleza.